«Пожар» в бухгалтерии. Что делать?

Налоговое законодательство РФ требует от организаций надлежащего хранения бухгалтерской и налоговой документации. Тем не менее при ведении бизнеса организация может столкнуться с событиями, в результате которых документация будет уничтожена. Такое может случиться, например, в результате пожара, наводнения. Кроме того, лишиться документов компания может в случае их утери или кражи.

Пунктом 6.8 Положения № 105 установлено, что в случае пропажи или гибели первичных документов руководитель организации должен своим приказом назначить комиссию по расследованию причин пропажи или уничтожения документов.

Созданная комиссия должна не только выявить, но и документально подтвердить причину утраты документов. Так, если документация была уничтожена во время пожара, то факт пожара должен быть подтвержден справкой органов противопожарной службы. Результаты работы данной комиссии оформляются специальным актом, утверждаемым руководителем компании.

Следующее, что нужно сделать при утрате документов, – предупредить свой налоговый орган о факте утери, пропажи или гибели документов. Несмотря на то что налоговое законодательство не выдвигает такого требования к налогоплательщику, это необходимо сделать в интересах самой организации, особенно если период, за который была утрачена документация, пока не проверен налоговиками.

Требование о сохранности документов предусматривает и ответственность за их отсутствие.

Отсутствие документов приравнивается ст. 120 НК РФ к грубым нарушениям правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения, в связи с чем при проверке организация рискует попасть под штраф. Кроме того, за утрату документов организация может быть привлечена к ответственности и по ст. 122 НК РФ, а также по ст. 126 НК РФ.

Причин потерь может быть несколько: кража, пожар, но в большинстве своем процедура восстановления требуется фирмам в том случае, если при самостоятельном ведении учета было допущено много ошибок и несоответствий. Нередкими считаются случаи, когда организация и вовсе не занималась ведением бухгалтерии, либо бухгалтерское сопровождение было ненадлежащего качества. В таких случаях полученное руководителем уведомление о налоговой проверке неминуемо повлечет за собой трудоемкий процесс восстановления бухгалтерского документооборота.

Процесс восстановления может быть проведен собственными силами или доверен компаниям, которые оказывают полное бухгалтерское сопровождение. У последних данная процедура займет значительно меньше времени и сил. Специалисты на основании имеющихся (тех, которые были созданы за период потери) или обновленных документов займутся приведением бухгалтерского учета к требуемой форме. Мероприятия по восстановлению включают:

Полный анализ состояния налогового/бухгалтерского учета фирмы.
Работу с первичными и уже имеющимися бумагами.
Выявление объема недостающих бумаг.
Восстановление и обработка потерянных бумаг.
Коррекцию ошибок налогового/бухгалтерского учета предприятия.
Новую организацию регистров учета и, соответственно, отчетности.

Чтобы осуществить все эти мероприятия специалистам компании-помощника, будет необходимо провести следующую деятельность:

Отсортировать, просмотреть, отобрать и обработать первичную документацию.
Восстановить базу 1с.
Сделать анализ бумаг организации на предмет их соответствия законодательным нормам.
Скорректировать исчисления налогов и оформление регистров.
Подготовить все необходимые документы.

Чтобы пройти все стадии восстановления руководителю и собственному отделу бухгалтерии придется затратить немало усилий и средств, которые не гарантируют отличный результат. Именно поэтому в современном обществе стало привычным изначально доверять вопросы организации налогового и бухгалтерского учета квалифицированным специалистам. Данный труд требует от специалистов по бухгалтерскому учету практических знаний и навыков, аккуратности, терпения. Бухгалтер должен все подвергать сомнению, тщательно проверять и сверять данные и документы.

Не доверяйте восстановление базы данных самоучкам

Успешность восстановления целостности базы 1С

Восстановление базы 1с не следует доверять всяческим умельцам. Не забывайте, что доступ человека «с улицы» к базе данных – это всегда риск. Наибольшая опасность даже не в отсутствии знаний и навыков, которые необходимы специалисту для работы с поврежденными базами, а в том, что приглашая человека с улицы, вы подвергаете опасности конфиденциальность информации в базах. Ничто не помешает такому человеку «вытащить» нужную информацию из вашей базы и переправить ее конкурентам, а может и в Интернет. Работа самоучки обойдется вам гораздо дороже, чем безвозвратная утеря информации из баз данных. Срочно восстановить 1С базу данных и гарантировать конфиденциальность информации может только профессионал.

Если у вас возникают сомнения относительно целостности базы, опытный специалист способен в кратчайшие сроки провести необходимое тестирование, которое ответит на вопрос, нужно ли вам восстановление. Для восстановления базы не всегда достаточно одного только конфигуратора, иногда специалисту приходится заниматься файловым восстановлением и заменять поврежденные файлы. Такая работа также под силу лишь профессионалу, имеющему достаточно знаний и опыта в работе с поврежденными базами данных.

Не стоит пытаться сэкономить на восстановлении или переносе базы данных. Да, вы можете сохранить копейку сегодня, но рискуете потерять рубль завтра.

Автоматизация бухгалтерского учета позволяет значительно повысить эффективность и скорость работы, однако, никто не застрахован от ошибок, случайных сбоев и других неполадок. К одной из самых досадных и обидных проблем можно отнести ошибку базы 1С (когда при запуске программы или работе в ней появляется надпись «невосстановимая ошибка базы данных 1С»). Потеря даже небольшого количества данных и показателей, уже способна нарушить слаженную работу подразделения компании или целой фирмы. Что делать, если база 1С «полетела»? То есть вышла из строя, и данные не удалось сохранить или сделать резервную копию? Ситуация не из самых приятных, однако всегда есть возможность восстановить базу данных 1С и вернуть потерянные сведения.

Если у вас установлена версия 1С: Предприятие 7 и все сведения находятся в файловом режиме, то для восстановления базы иногда достаточно провести тестирование и восстановить БД при помощи конфигуратора. Иногда в этом может помочь внешняя утилита.

Если возникла ошибка базы 1С: Предприятие 8, то вернуть данные поможет использование внешних утилит, входящих в комплект поставки программы. БД необходимо проверить на ссылочную и логическую целостность (однократно или многократно).

Залог успешно работы программ серии 1С – профессиональная грамотная установка, нередко именно неверное инсталлирование программы приводит к возникновению ошибок и к потере данных. Самой досадной можно назвать ситуацию, когда при установке программы оператор просто забывает нажать кнопку «включить централизованное резервное копирование».

Первый этап восстановления базы – определение причины повреждения и выявление возможных способов ее восстановления.

Вторым этапом выполняемой работы является восстановление базы. Такой процесс нуждается в большой кропотливой работе.

Общее восстановление 1С полностью зависит от итога всех этапов процесса в отдельности. Огромное влияние на итоговый результат влияет объем восстановленных данных. Если специалист смог произвести восстановление баз 1С, то с самой базой данных никаких проблем не будет. Как правило, специалисты обладают достаточным уровнем профессионализма, а так же обладают самым лучшим оборудованием для достижения положительного результата.

Квалификация специалиста по восстановлению 1С так же имеет немалое значение. Тут используются различные по типу и сложности базы данных (MS SQL, DBF и «1С:Предприятие 8.0»). Поэтому, чтобы успешно восстановить базу 1С специалисты должны обладать достаточным багажом знаний и иметь хорошую квалификацию.

Но при поочередном обращении в несколько разных компаний существует возможность возникновения трудностей. Первым делом свой выбор нужно остановить именно на тех фирмах, которые на самом деле могут качественно осуществлять нужные работы. Но может возникнуть и такая ситуация, когда данных, которые были восстановлены сервисным центром, не хватает для того, чтобы совершить полное восстановление базы данных.

Можно сказать, что это были неоправданные затраты как денег, так и времени.

Грамотный специалист перед тем, как начинать восстановление данных 1С, проведет анализ и скажет, какая информация может быть восстановлена. После чего уже можно делать вывод о восстановлении базы данных в рабочее состояние. Это позволит сэкономить вашей компании и время и средства.

Так же не стоит забывать про конфиденциальность бухгалтерской документации и потребности сохранения ее секретности. Поэтому восстановление данных 1С вы можете спокойно доверять проверенному центру.

Оформив договор на бухгалтерские услуги, вы сможете сосредоточить все свои усилия на основном виде деятельности и достигнуть высоких результатов при оптимальных расходах. Организации по восстановлению и ведению учета имеют актуальную информацию об изменениях, произошедших в законодательстве, и оказывают бухгалтерские услуги на высоком уровне.